Заказ по шагам

1. Заказчик направляет по электронной почте или факсу письмо о намерениях приобрести товар с четким указанием объема заказа, конкретных наименований продуктов, требуемых качественных показателей, желаемых условий и сроков поставки, упаковки и т. д.

2. Далее проводятся переговоры по согласованию условий:
— условия поставки, оплаты, сроки;
— специфика оплаты.
В ряде случаев оплату производит одна компания, покупателем по контракту выступает другая, а документация для растаможки оформляется на третью. Такой вариант возможен, но все нужно предупреждать заранее.
Типовой договор имеет русский и английский текст, которые имеют равную юридическую силу.

3. В случае достижения договоренности по всем пунктам контракта, заказчик направляет поставщику подписанную и скрепленную печатью копию контракта по факсу или в отсканированном виде по e-mail. Поставщик, в свою очередь, подписывает полученную копию контракта, скрепляет печатью и отправляет ее закачику тем же способом вместе с проформой инвойса.

4. Начиная с этого момента заказчик может начинать выполнять условия контракта, т. е. открывать аккредитив или слать предоплату в зависимости от оговоренной схемы оплаты.  То есть отправлять оплату за товар не позднее оговоренного в контракте срока.

5. В контракте обычно предусматривается, что факсовые копии имеют силу оригинала. Однако, если необходимо иметь оригинал с мокрыми печатями, то заказчик отправляет поставщику подписанный и скрепленный печатью оригинал контракта курьерской почтой (DHL, TNT или подобной).   Обмен оригиналами приведет к некоторому увеличению сроков поставки.

6. Поставщик подписывает оригинал контракта, скрепляет печатью и шлет его вместе с оригиналом инвойса заказчику курьерской почтой.

7. Заказчик открывает аккредитив или осуществляет предоплату не позднее оговоренного в контракте срока. Обычно 10 дней после получения проформы инвойса по факсу.

8. Дальнейшие действия сторон осуществляются в соответствии с оговоренными условиями и сроками контракта.

9. После производства товара груз передается продавцом транспортнику покупателя для дальнейшей перевозки в страну назначения и выполнения последующих формальностей, связанных с доставкой и таможенной очисткой.